Эффективное управление запасами: как сократить издержки и получить дополнительные денежные ресурсы

Трансформация бизнес-среды открывает новые возможности для развития. Важное значение при выборе оптимального пути играют имеющиеся в распоряжении компании ресурсы.

Вместе с тем, перед бизнесом стоят задачи, связанные с повышением эффективности внутреннего контроля, оптимизацией затрат и усилением безопасности собственных активов. В текущей ситуации необходимо иметь реальное представление об их состоянии, чтобы исходить из объективных и надежных данных о фактическом наличии ресурсов при принятии стратегических решений.

Актуальность усиления контроля за запасами

Речь в настоящей статье пойдет об эффективном управлении запасами в организациях нефтегазового сектора. Однако многие аспекты справедливы также для иных производственных, промышленных и сервисных компаний.

Задачи, которые касаются эффективности контроля за использованием и сохранностью материальных запасов, стоят в той или иной степени перед любым бизнесом. Однако взвешенный подход нефтегазовых компаний к этому блоку определяется, в первую очередь, необходимостью обеспечения непрерывности производственного цикла. Это порождает и повышенные требования к оборудованию, а именно: высокая износостойкость и постоянный запас комплектующих для оперативного проведения ремонтных работ.

Текущая рыночная ситуация оказала существенное влияние на процесс пополнения МПЗ, в большинстве случае в разы удлинив и удорожив его. Многие компании столкнулись с возросшими расходами на закупки комплектующих и материалов. Часто это связывают с глобальными тенденциями, однако, по нашему опыту, далеко не во всех случаях причинами возросших издержек являются логистические сложности, разрывы цепочек поставок или санкции. 

Трансформация бизнес-среды не только открывает дополнительные возможности для развития, но и позволяет выявить те рисковые области и «узкие» места, которые в привычной ситуации не были столь очевидны.

Получение объективных данных

Первый этап – сплошная инвентаризации имеющихся запасов, поскольку в первую очередь необходимо получить объективное представление о текущем состоянии активов. Как показывает практика, чем объективнее первичный анализ, тем выше надежность принятых в дальнейшем решений. Особенно если задача состоит не только в простом пересчете, который ежегодно проводится перед формированием годовой отчетности, а подразумевает выработку стратегических решений по управлению запасами. Здесь привлечение независимых экспертов может обеспечить более высокую эффективность, чем выполнение работ собственными силами.

В целом, исходя из нашего опыта, причины повышенных издержек могут заключаться в следующем: 

    • Неоптимальное использование складских площадей. Продуманная топология – важная составляющая работы склада. Зонирование, грамотная планировка хранения, максимальное использование полезных площадей – все это влияет на скорость работы, необходимое количество персонала и стоимость выполнения складских процессов.

    • Несоблюдение условий хранения. Некоторые МТР требуют специфических условий хранения, несоблюдении которых может привести к порче и сформировать затраты на ликвидацию испорченных запасов и закупку новых. Для предотвращения таких рисков условия хранения должны быть четко закреплены в регламентах, а контрольные процедуры за их соблюдением – в системе внутреннего контроля.

    • Несистематизированные бизнес-процессы. Наличие дублирующих функций и размывание сфер ответственности увеличивают количество ошибок и ведут к повышенным издержкам на урегулирование ситуации. 

    • Хранение неликвидов, которые занимают полезные площади, усложняют поиск и отпуск, а также увеличивают количество возвратов. 

Учитывая трансформационное состояние экономики, особое внимание при проведении предварительного анализа МТР стоит уделить неснижаемым запасам. По нашей многолетней практике работы, многие забывают о том, что такие запасы не просто должны быть в наличии – за их состоянием необходимо тщательно следить. Особенно если это комплектующие для сложного оборудования или непосредственно оборудование. Если же эти требования не соблюдаются, и неснижаемые запасы попросту «числятся» на складах, часто это приводит к тому, что их проще списать, чем восстановить. Ситуации, когда срок годности МТР давно истек или они пришли в негодность (требуют смазки, замены резиновых прокладок, имеют признаки коррозии и ржавчины) – далеко не редкость. 

Таким образом, комплексная инвентаризация с оценкой физического состояния запасов позволяет выявить и решить проблемы на ранней стадии, не доводя до критического момента. 

Достоверные данные и эффективность

На основе полученных данных становится возможным определить производственные перспективы компании. Следует оценить, сколько компания сможет работать на тех материалах и комплектующих, которыми располагает: соотнести данные, полученные в ходе инвентаризации, с плановыми показателями. И лишь затем можно приступать к отладке складских процессов. 

Отдельно стоит учитывать факты модернизации оборудования и производственных линий или их полной смены. При проведении инвентаризаций мы сталкивались с ситуациями, когда запасы комплектующих под уже не работающее оборудование продолжали храниться на складах, а в некоторых случаях даже закупаться, что создавало лишние затраты. 

Учитывая задачи комплексной инвентаризации, а именно выявление причин увеличения издержек, дополнительно целесообразно провести анализ бизнес-процессов. Инвентаризация без остановки производства позволяет подробно изучить основные складские процессы и выявить рисковые области параллельно с проведением пересчета. Особое внимание следует уделить ряду моментов:

    1. Условия хранения комплектующих к оборудованию, а также запасного оборудования, в том числе относящихся к неснижаемым запасам. Если они не соответствуют требуемым, оборудование может прийти в негодность и сформировать дополнительные затраты на закупки, непредусмотренные в планах.

    2. Порядок хранения МТР на складах. Далеко не редки ситуации, когда хранение на складах осуществляется стихийно и только МОЛы понимают, где и что находится, поскольку имеют значительный стаж работы, а данные в программе складского учета существенно расходятся с реальным расположением запасов.

    3. Скорость и прозрачность передачи информации. Отдел материально-технического снабжения должен своевременно получать информацию о замене или модернизации оборудования. 

    4. Наличие и отсутствие необходимых номенклатур и соответствие закупочных планов. Затаривание отдельными видами номенклатур, которые производственные подразделения не успевают использовать или, напротив, отсутствие необходимых МТР и срочные закупки – признаки недостаточно отрегулированных бизнес-процессов и системы хранения. 

Дополнительные ресурсы за счет неликвидов

Имущество, находящееся на складах, составляет важную часть работы компании, но также одновременно может стать источником дополнительных финансовых ресурсов, если правильно им распорядиться. Это включает как косвенный результат – за счет снижения издержек, так и совершенно прямую финансовую выгоду при продаже.

Скопившиеся на складах неликвиды (МТР, непригодные к использованию в силу физических повреждений или морального устаревания; закупленные ранее материалы, уже не требующиеся в деятельности; комплектующие к неиспользуемому оборудованию и т.д.) занимают полезные площади, усложняют складскую логистику, поиск и отпуск запасов со склада, а также увеличивают стоимость выполнение складских процессов. 

В данном случае рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

    1. Идентифицировать запасы, хранящиеся на складе, и установить соответствие с документами учета (все расхождения зафиксировать)

    2. Провести анализ идентифицированных запасов и установить их пригодность к использованию

    3. Выявить и категорировать неликвидные запасы, выявить причины, которые привели к тому, что МТР пришли в негодность (например, задокументировать случаи нарушения условий хранения с помощью создания фотобазы)

    4. Разработать стратегию наиболее выгодного использования неликвидных запасов

Первые три пункта могут быть реализованы в рамках комплексной инвентаризации. В случае проверки комплектующих и оборудования в инвентаризационную комиссию должны быть включены технические специалисты, которые могут квалифицированно оценить пригодность МТР к использованию и произвести тестовый запуск.

Далее необходимо проработать стратегию использования неликвидных запасов, которая позволит наиболее выгодно ими распорядиться. Например, распределить запасы по следующим категориям:

    1. Пригодные к использованию

    2. Возможные к использованию в качестве отдельных элементов / запчастей (во внимание необходимо также принимать ограничения по поставкам из-за рубежа)

    3. Рекомендуемые к ликвидации / списанию

    4. Рекомендуемые для реализации (продажи)

Пригодные к использованию материально-технические ресурсы просто остаются на складах. Однако предварительно необходимо убедиться, что условия их хранения соответствуют требуемым. Аналогично можно поступить и с теми запасами, которые могут быть разобраны на запчасти. 

Наиболее трудоемкие процедуры предполагает как раз четвертая категория запасов – рекомендуемые к реализации. Для определения стоимости продажи разумно привлекать оценщика с опытом оценки специализированного оборудования. А предварительно проведенное маркетинговое исследование позволит оценить рынок и определить потенциальных покупателей.

Повышение эффективности управления запасами невозможно без проведения комплексной инвентаризации: чтобы эффективно управлять чем-либо, необходимо иметь объективное и достаточно детализированное представление о текущем состоянии. Полученные в рамках инвентаризации данные позволяют не только фактически подтвердить наличие или отсутствие активов, но и предоставляют возможность также проанализировать косвенно работу связанных подразделений компании (ОМТС, ТОиР, закупки, ПЭО и т.д.) и определить необходимость оптимизации.